Hacia una Facturación Más Segura: Regulaciones Españolas y la Protección del Usuario Digital

Aunque pueda parecer exagerado, a menudo se le quita importancia al rol que las facturas cumplen en el mundo de las transacciones. Más allá de un trámite o apunto contable, se trata de una promesa de confianza entre emisor y receptor. Con un solo clic podemos cerrar un acuerdo millonario o hacer la compra semanal, pero hay mucho sucediendo detrás de bambalinas.

Aunque parece una manera estándar de enviar y recibir pagos por productos, hay riesgos acechando en cada transacción: fraudes, suplantación de identidad o filtración de datos sensibles.

Por eso, la seguridad en la facturación se ha convertido en algo crucial que no podemos ignorar. En este sentido, en España existe una hoja de ruta normativa que tiene como fin fortalecer el ecosistema digital impulsando una digitalización más robusta y obligatoria.

En este artículo veremos cómo estas nuevas reglas y normativas pueden ayudarnos a optimizar los procesos de facturación y aumentar la seguridad de las operaciones.

El Nuevo Rumbo de la Facturación Electrónica en España

1. Actualidad

La facturación digital hoy constituye una especie de torrente sanguíneo de la economía española, ya que se trata de un elemento clave que impulsa desde complejos acuerdo entre empresas, llamado B2B, hasta el pago simple de un servicio por cualquier persona, llamado B2C.

En los últimos años se ha llevado a cabo una transición entre documentos físicos hacia formatos electrónicos, en el que las facturas digitales, enviadas y recibidas con un solo clic, ya son la norma. 

Esta transformación, impulsada por una búsqueda empresarial enfocada en una mayor eficiencia, agilidad y reducir los costes, así como por un marco regulatorio tratando de ponerse al día, optimiza los flujos comerciales y administrativos. No obstante, esta omnipresencia no está exenta de contrapartidas. La misma tecnología que nos ayuda a agilizar las transacciones, también incrementa la superficie de exposición a riesgos inherentes al entorno.

En la actualidad, son varios los riesgos a los que se enfrenta el mundo de la facturación digital. Algunos ejemplos son los intentos de fraude a través de facturas falsas o duplicadas, el phishing en búsqueda de datos de pago o los ciberataques con objetivo de robar datos sensibles, personales y financieros, que se encuentran en las facturas.

Por ello, cada vez es mayor el esfuerzo que ponen los programas para crear facturas electrónicas para certificar la integridad y autenticidad del origen de cada documento. Vemos, de nuevo, como la seguridad se ha convertido en una necesidad fundamental para sostener la confianza y la tranquilidad a la hora de lidiar con facturas. En ese sentido, España está haciendo frente a esta situación a través de las normativas, como veremos a continuación.

2. Marco regulatorio

El marco regulatorio español que resguarda la seguridad en la facturación es un entramado normativo compuesto de varias piezas que interactúan para proteger tanto las transacciones en sí, como los usuarios que aparecen en la factura.

A la base de todo se encuentra el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el cual se regulan, como su nombre indica, las obligaciones de facturación. Aquí se establecen los contenidos mínimos obligatorios para las facturas válidas, así como los requisitos específicos para las facturas electrónicas, haciendo hincapié en la legibilidad, autenticidad e integridad.

Sin embargo, el nombre propio en lo que respecta a la transformación digital es la Ley Crea Y Crece. Esta es la ley que introduce por primera vez la obligatoriedad para las facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales B2B. Debido a esta ley, todo el tejido empresarial español se encuentra hoy en pleno proceso de adaptación tanto a los plazos como a los requisitos técnicos exigidos.

De la mano con esta ley más centrada en la transformación digital, están la RGDP y LOPDGDD. Se trata de dos leyes enfocadas en la protección de datos que imponen obligaciones rigurosas sobre cómo tratar los datos personales, exigiendo medidas técnicas y organizativas que aseguren la confidencialidad e integridad de los datos, así como asegurar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y limitación, también conocido como ARSOLP.

Aquí es donde las cookies juegan un rol importante. La presencia de un banner de cookies en los que se indique su uso y se pida autorización ya son una obligación para todo tipo de webs. No deben ser puramente informativos, sino que deben dar la posibilidad al usuario de seleccionar qué y cómo compartir sus datos. Software como Usercentrics hacen que toda esta gestión sea más sencilla ya que se encargan de hacerlo de manera automática.

3. Seguridad en la facturación electrónica

Para garantizar una facturación segura, se combinan diversas tecnologías y prácticas operativas que trabajan de forma conjunta. En el centro de este proceso se encuentra, obviamente, la factura electrónica, especialmente a través de Facturae, que es el formato estandarizado en España.

Estos formatos permiten automatizar procesos y facilitan de forma general su integración en la gestión empresarial. Del mismo modo, incorporan mecanismos que aseguran la integridad de los datos, superando las limitaciones de un simple PDF.

La seguridad de estos archivos se debe basar en dos pilares: la autenticidad del emisor y la inalterabilidad del contenido. Ambas se certifican y garantizan a través del uso de la firma electrónica. Este sistema ofrece el nivel más alto de seguridad y validez legal, ya que vincula de forma inequívoca la factura con su emisor y evita el rechazo posterior de su autoría.

El intercambio de estas facturas se realiza a través de plataformas y sistemas diseñados específicamente para este fin. Esto puede incluir desde portales de clientes o proveedores bajo conexiones cifradas ―HTTPS― el uso de autenticación multifactor ― MFA― o los sistemas de intercambio electrónico de datos ―EDI― que ofrecen un flujo protegido y trazable de la información de las facturas.

En este sentido, la Ley Crea y Crece ha impulsado la adopción de sistemas de intercambio específicos, promoviendo el uso de la plataforma pública FACeB2B para transacciones entre empresas. Todo este proceso debe estar complementado y reforzado, claro está, por medidas de ciberseguridad que cada empresa debe adoptar por su cuenta para reducir al máximo el riesgo de amenazas virtuales.

4. Protección de los usuarios

Otro de los principales objetivos y retos que enfrenta la facturación digital es la protección de los usuarios. Ya sea un consumidor final o un intercambio entre empresas, el usuario tiene el derecho a recibir facturas que sean claras y precisas, pero también seguras en su transmisión, recepción y almacenamiento. 

La transparencia es otro de los temas de relevancia en este asunto, ya que las empresas están obligadas a informar de manera concisa, inteligible y de fácil acceso sobre el tratamiento de los datos de facturación. Esto incluye sus finalidades, la base legal para este tratamiento y los plazos de conservación, todo en base a la Ley Protección de Datos.

Gracias a las nuevas leyes mencionadas anteriormente, los usuarios están más protegidos o, al menos, hay mecanismos que pueden utilizar en caso de un problemas. Ante cualquier incidencia, como pueden ser cargos indebidos, errores de facturación o una sospecha de vulneración de la seguridad de sus datos, ya no se encuentra solo.

Existen vías de reclamación que van más allá de la propia empresa emisora, ya que pueden elevarse a organismos superiores como la Agencia Española de Protección de Datos en todo lo relativo al manejo de sus datos, o a las oficinas de información al consumidor para litigios más específicos.

Si bien estos mecanismos nos ofrecen cierta red de seguridad, no debemos olvidar que como usuarios debemos ser quienes proactivamente contemos con procedimientos seguros, como la verificación activa de la autenticidad de las facturas o el guardado cauteloso de credenciales de acceso a portales de pago y gestión. La seguridad empieza, sobre todo, por nosotros mismos. 

Actualización y compromiso colectivo

El recorrido por el marco legal español y las distintas soluciones tecnológicas disponibles deja claro que hay un compromiso firme por avanzar hacia un mundo digital más seguro, tanto para el emisor como para el receptor,con leyes como la Crea y Crece o la RGPD como bases.

A la par, la tecnología sigue desarrollando herramientas cada vez más eficaces que lejos está de ser un punto de llegada, sino que se trata de simplemente una etapa en un proceso mayor.

El entorno digital está en constante movimiento, esto significa que las amenazas evolucionan a la par que las herramientas que proporcionan métodos para hacerles frente. Por eso, hablar de seguridad en lo digital, ya sea en la facturación como en este caso o en un cuadro más amplio, se trata de un esfuerzo permanente que requiere atención, actualización y compromiso de todos los implicados.